9.2. Подготовка к переговорам

Чем более сложные и важные переговоры предстоят, тем большее значение имеет подготовка к ним, тем больших усилий и времени она требует.

Необходимо иметь четкое представление о своих сильных и слабых сторонах при участии в переговорах.

Хороший переговорщик должен обладать актерскими способностями, владеть искусством общения.

Переговорщик должен обладать смелостью, решительностью, не останавливаться в случае необходимости перед тем, чтобы взять на себя ответственность в принятии решения. Нельзя рассчитывать на успех, если партнеры не воспринимают вас как человека, обладающего правом принимать решения. Они должны быть уверены, что вы обладаете необходимым статусом и можете принимать решения по существу.

Теперь о познании другой стороны. Опасна недооценка другой стороны в любом состязании или конфликте. Менее очевидна опасность переоценки контрагента. Она может иметь существенные отрицательные последствия. Вы можете затратить на подготовку излишние усилия и время; создать слишком большую команду; в ходе переговоров быть чересчур осторожным и медлительным, опасения могут повлиять на способность принимать рациональные решения. Все это чревато ощутимыми материальными потерями.

Собрав о другой стороне всю возможную информацию, включая твердо установленные факты и менее достоверные сведения, необходимо ее основательно проанализировать с участием соответствующих специалистов.

Нередко, несмотря на все усилия, не удается собрать необходимую информацию о другой стороне, в таких случаях зачастую используют предварительные переговоры.

На основную позицию другой стороны на предварительной стадии невозможно воздействовать. Тем не менее, можно изменить ее мнение о вас и ее представление о том, как вы поведете себя, что окажет определенное влияние и на ее будущее поведение. С этой целью вы предоставляете другой стороне соответствующую информацию по телефону или путем переписки. Если предстоят важные переговоры, то рекомендуется проводить предварительные встречи сторон.

Значение предварительной стадии трудно переоценить, она закладывает основы успешного решения.

Важным элементом подготовки к переговорам является разработка плана действий. Он должен быть прост, конкретен и вместе с тем гибок. Первый этап плана состоит в определении наиболее общих положений, главных идей позиции на предстоящих переговорах. Целесообразно набросать это на бумаге.

Следующий этап – подготовка тезисов. В самой общей форме определяется результат, который вы рассчитываете получить в итоге переговоров. Тезисы должны быть предельно простыми и краткими, не более 20 слов, с тем, чтобы в ходе переговоров они всегда были в уме.

Следующий этап – разработка плана ведения переговоров программного заявления в начале переговоров. В плане должны быть определены следующие основные положения:

а) общая платформа переговоров, определенная с учетом ваших потребностей и желаний;

б) основные цели;

в) сильные и слабые стороны вашей организации на данных переговорах;

г) аналогичная оценка сильных и слабых сторон платформы контрагента, а также позиции, которую он, вероятно, займет.

К плану следует приложить досье со всей необходимой для переговоров информацией.

Целесообразно определить вопросы, по которым возможно достижение согласия с самого начала, и те, в отношении которых ваши позиции расходятся.

После обработки предварительной информации создается более или менее точное представление о характере переговоров. В соответствии с этим формируется команда участников. Первый и весьма важный вопрос – один переговорщик или команда? Каждый вариант имеет свои положительные и отрицательные стороны. Вы сами должны определить оптимальный для вас вариант и предложить его другой стороне. Определяющее значение имеет характер предстоящих переговоров. Когда речь идет о сложных, многоплановых переговорах, то вопрос о единственном лице не возникает. Необходима команда разноплановых специалистов. Опыт свидетельствует, что оптимальная численность – четыре, пять человек. Вы должны исходить из собственного понимания необходимого числа членов команды. Тем не менее, значительное расхождение в числе участников с каждой стороны нежелательно.

Особый вопрос – выбор руководителя команды. Правильное определение уровня, ранга руководителя очень важно. Прежде всего этот уровень должен соответствовать уровню лидера другой стороны. В числе прочих факторов эффективность руководства командой определяется принятым в фирме стилем работы, к которому люди привыкли. При выборе кандидата необходимо учитывать следующие факторы:

специальные знания в области предстоящих переговоров;

личные качества, к числу которых относят внешность, способность к творчеству, умение говорить, умение слушать, дисциплинированный ум, способность держать удар, уверенность в себе, способность получать удовлетворение от переговоров;

возраст также может быть важен, и в этом плане существуют определенные границы.

После того как руководителю удалось подобрать хорошего переговорщика, убедиться в том, что он хорошо подготовлен, создать для него необходимые стимулы, наступает следующий этап – отношения между руководителем и переговорщиком в ходе переговоров, для которых решающее значение имеют три вопроса: а) как распределяется между ними ответственность; б) как распределяются полномочия; в) каким образом определяются ими цели. Первое условие состоит в том, чтобы руководитель и переговорщик разделяли общее мнение относительно предстоящей работы, о том, что предстоит делать и чего следует достичь. Оптимальным стилем руководства является тот, который характеризуется мягким руководством, поддержкой и нежестким контролем.

Материальное обеспечение переговоров лежит на принимающей стороне. Необходимо обеспечить соответствующее помещение, включая освещение, отопление, вентиляцию. Предоставить средства связи, включая телефон, факс, е-mail. Желательно предоставить другой стороне дополнительное помещение, в котором она могла бы проводить совещания своей команды.

Особое значение придается столу переговоров. По мнению опытных переговорщиков, круглый стол содействует успеху переговоров.

Должны ли команды сидеть по разные стороны стола или вперемешку? Это зависит от конкретных условий. Как правило, в начале переговоров стороны сидят отдельно. Если достигнута высокая степень взаимопонимания и сотрудничества, то лучше сидеть вперемешку.

Желательно добиваться того, чтобы переговоры, во всяком случае основные, проводились на вашей территории, даже если это связано с дополнительными затратами. Может, разумеется, возникать необходимость посещения предприятий другой стороны, ознакомления с ее продукцией и т.д. В ходе таких посещений переговоры продолжаются, но их целесообразно ограничить деталями. Главные вопросы должны обсуждаться на вашей территории.