<<
>>

5.5. Оформление и анализ результатов переговоров

После переговоров целесообразно письменно подтвердить их содержание, например оформить протокол или заключить договор.

При комплектации состава участников переговоров ответственный за их проведение должен назначить лицо, которое будет вести записи содержания переговоров.

Следует подчеркнуть, что стенографирование и магнитную запись коммерческих переговоров делать не принято. Это расценивается как проявление недоверия и желания поймать партнёра на слове.

Работник, которому поручена запись переговоров, кратко отмечает основные позиции сторон, разногласия и договоренности. После окончания переговоров он расшифровывает свои пометки и составляет запись переговоров, которая подлежит утверждению ответственным за ведение переговоров, подшивается в досье договора и вводится в компьютерный файл договора. На основании достигнутых на переговорах договоренностей работники оперативных коммерческих групп и отделов вносят обязательства сторон в свои комплексные планы с указанием контрольного срока их исполнения и контроля.

Одновременно с составлением записи переговоров тот же или другой назначенный участник переговоров составляет справку на фирму контрагента, в которую заносятся все сведения о контрагенте, полученные в ходе беседы. Но это отнюдь не значит, что партнёра нужно специально выспрашивать по составленной программе.

В справку на фирму могут входить такие сведения, как её организационно-правовая форма, величина уставного капитала, структурная схема управления, число работающих, номенклатура выпускаемых, закупаемых и сбываемых товаров, объём выпуска и товарооборота, система сбыта и любые другие сведения о фирме. Одновременно с этим даются персональные характеристики участвовавших в переговорах представителей контрагента: пьёт, курит, сдержан или раскован, упорен в своей позиции или склонен к компромиссам, на каком направлении коммерческой деятельности специализируется, положение на фирме, пределы полномочий и т.д. Справка подписывается её составителем и помещается в компьютерное досье на фирму. Накопление справочных материалов на контрагентов является процессом создания «золотого запаса» коммерческой фирмы, обеспечивающего возможность другим работникам, назначенным на следующие переговоры с тем же контрагентом, заранее быть сориентированными в важных характеристиках его работы. В компьютерные данные на контрагентов желательно направлять исходные и конечные материалы по предъявлению и решению рекламаций на товары, а также материалы других претензий к этой фирме. Если контрагент проявил себя с особенно положительной стороны в выполнении обязательств, то такие сведения также полезно вводить в его компьютерное досье. Все эти справки обычно сосредоточиваются в отделе маркетинга и цен и доступны всему руководству и оперативному составу фирмы.

Составление записей переговоров и справок на фирмы - это практика, применяемая всеми хорошо организованными компаниями. Не стоит сомневаться, что после переговоров представители иностранного контрагента, вернувшись в отель, составят и запись переговоров, и справку на вас и вашу фирму.

Если в результате переговоров не удалось прийти к подписанию обязывающего стороны договора или соглашения, но для фирмы желательно зафиксировать достигнутые договорённости для последующего развития сотрудничества, можно подписать протокол о намерениях (Letterofintent).

В тех случаях, когда контрагент отказывается подписывать протокол о намерениях, но фирма всё-таки хотела бы зафиксировать хотя бы частичный прогресс в переговорах, чтобы впоследствии не возвращаться к уже согласованным вопросам, можно составить памятную записку (меморандум), подписать её с двух сторон или хотя бы со своей стороны и экземпляр вручить контрагенту.

Ни протокол о намерениях, ни тем более меморандум не имеют обязательной юридической силы, но в моральном плане привязывают контрагента к ранее согласованным решениям. Естественно, что подписанные протоколы о намерениях и меморандумы подшиваются в досье контрактов и соглашений, а также вводятся в компьютерные досье.

Независимо от того, были переговоры успешными или безрезультатными, их итоги должны быть обсуждены в фирме и проанализированы.

Для анализа результатов переговоров необходимо использовать следующие позиции.

1. Достижение цели (чего достигли и чего не достигли).

2. Причины достижения данных результатов, выводы на будущее.

3. Подготовка переговоров (хорошо ли мы подготовились: по содержанию; по составу участников; по методике; по организации).

4. Настрой на партнёра (правильно ли мы настроились на партнёра, на его интересы, цели, уровень знаний).

5. Свобода действий в рамках переговоров (были ли использованы все имеющиеся возможности для достижения соглашения).

6. Эффективность аргументации (какие аргументы были убедительными для партнёра, почему; какие аргументы он отклонил, почему?).

7. Необходимость компромисса (пришлось ли в ходе переговоров пойти на уступки, почему? Как теперь можно оценить их последствия?)

8. Участие коллектива - «команда» (оптимальным ли был состав «команды»).

9. Атмосфера переговоров (что способствовало созданию конструктивной, доброжелательной атмосферы, что препятствовало? Наше поведение, поведение партнёров).

10. Обеспечение успеха. Что помогло найти «полянку взаимодействия». Каковы перспективы развития отношений с партнёром?

11. Недостатки. Что следует предпринять в связи с тем, что поставленные цели не были достигнуты?

12. Предложения для успешного решения задач в будущем.

Вопросы для самоконтроля

1. Из каких трёх стадий состоят деловые переговоры в коммерции?

2. Какими документами оформляются результаты переговоров?

3. Какие переговоры называются ознакомительными?

4. Есть ли необходимость обсуждать итоги переговоров в фирме?

5. Какими могут быть переговоры в зависимости от цели?

6. Что относится к организации переговоров?

7. Какие виды переговоров рекомендуется проводить при обсуждении условий контракта купли-продажи?

8. Как называется документ, представляющий собой претензии к другой стороне?

9. Каким образом следует фиксировать результаты переговоров?

10. Что является особенностью партнёрского подхода к ведению переговоров?

<< | >>
Источник: Сидоров, В.П.. КОММЕРЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ [Текст] : учебное пособие / В.П. Сидоров. - Владивосток : Изд-во ВГУЭС,2014. - 248 с.. 2014

Еще по теме 5.5. Оформление и анализ результатов переговоров:

  1. Оформление результатов торгов
  2. 3.4. Оформление результатов выездной налоговой проверки
  3. 2.3. Оформление результатов камеральной налоговой проверки
  4. Оформление результатов оказания сопутствующих аудиту услуг
  5. Оформление результатов оказания сопутствующих аудиту услуг
  6. Результаты, анализ, выводы
  7. 9 Анализ результатов
  8. 9.6. Ведение переговоров 9.6.1. Создание атмосферы переговоров
  9. Анализ результатов теста
  10. Анализ результатов теста
  11. Первый результат анализа: мистерии
  12. Стоимостное соизмерение в экономическом анализе. Планируемые и фактические результаты
  13. Анализ финансового состояния и результатов хозяйственной деятельности.
  14. * Социально-психологический тренинг и результатов проведен Е.Д.Бреус.анализ его
  15. * Социально-психологический тренинг и результатов проведен Е.Д.Бреус.анализ его
  16. Эмпирической основой диссертационного исследования послужили результаты анализа различных отчетных и консультативных документов
  17. Задание 8. По имеющимся данным, проведите расчет финансовых результатов предприятия и анализ показателей рентабельности. Сделайте выводы.
  18. 2. Счастье: и результат везения, и результат борьбы-труда
  19. 2 Перечень планируемых результатов обучения по дисциплине, соотнесенных с планируемыми результатами освоения образовательной программы
  20. 2 Перечень планируемых результатов обучения по дисциплине, соотнесенных с планируемыми результатами освоения образовательной программы