6.4. Структура деловой беседы

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

1. Начало беседы.

2. Передача информации.

3. Аргументирование.

4. Опровержение доводов собеседника.

5. Принятие решений.

В зависимости от назначения беседы могут иметь, например, такие цели:

– закрепить хорошие отношения с сотрудником;

– повысить удовлетворенность работника разными аспектами трудовой деятельности – содержанием работы, условиями труда, режимом деятельности и пр.;

– побудить работника, делового партнера, клиента к определенным действиям;

– обеспечить коллективное сотрудничество в рамках отдела, фирмы, между организациями;

– обеспечить лучшее взаимопонимание.

Такого рода перспективные цели должны непременно лежать в основе всех деловых контактов, независимо от предмета разговора. Вместе с тем, не менее важное значение для оптимального построения содержательной части беседы имеют ее ближайшие цели и задачи, например такие, как: выяснить конкретные факты; осуществить эмоциональную разрядку одной из сторон; что-то проверить, о чем-то важном рассказать, чтобы узнать мнение, отношение и пр.

Очень важной частью беседы является ее начало. Некоторые считают, что этот процесс можно сравнить с настройкой инструментов перед концертом. Действительно, инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как начало беседы – это «мост» между партнерами по деловой коммуникации.

Задачи первой фазы беседы:

– установление контакта с собеседником;

– создание приятной атмосферы для беседы;

– привлечение внимания к предмету собеседования;

– пробуждение интереса к беседе;

– перехват инициативы (в случае необходимости).

П. Мицич, автор книги «Как проводить деловые беседы», приводит следующие типичные примеры неэффективного начала беседы.