Тема 1. Функциональный и процессный подход к управлению организацией
В настоящее время в сфере управления организациями достаточно прочные позиции занимают два принципа управления – функциональный и процессный.
Функционально-ориентированная организация – это организация, структура которой имеет вертикальную топологию, построенную в соответствии с выполняемыми функциями, и строгую иерархическую подчиненность «сверху-вниз».
Ее особенностями являются строгая вертикальная иерархия управления, жесткое разделение труда в соответствии со спецификой выполняемых действий. Функционально-ориентированная организация обладает рядом недостатков, основными из которых являются:– невозможность быстрой реакции на изменения в силу самой природы вертикальной иерархии;
– нет ориентации на клиента, главный потребитель – вышестоящий начальник;
– непроизвольная разрушительная конкуренция между подразделениями, принадлежащими к различным функциональным структурам;
– нет заинтересованности работающих в конечном результате, т.к. их видение происходящего часто не выходит за рамки подразделения;
– рост накладных расходов за счет предварительного разбиения процесса на множество операций и последующего «склеивания» через управленческий аппарат;
– обособленность каждого подразделения с точки зрения методов управления и автоматизации.
Процессный подход к управлению организацией – это современный подход, используемый в качестве базового в международных стандартах ИСО 9001. Берущий свое начало из глубины веков (первые типы предприятий были ориентированы на процесс), вызвавший новый интерес во второй половине прошлого века (разработана методология структурного анализа и проецирования сложных систем SADT, появление публикаций М. Хаммера, Д. Чампи) процессный подход продолжает развиваться в наши дни.
Организация – группа работников и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений (ИСО 9000:2008).
Процесс – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующей входы в выходы (ИСО 9000).
Процессно-ориентированная организация – это организация, в которой деятельностью и ресурсами управляют как процессом.
Процессный подход позволяет учесть такие важные аспекты бизнеса, как ориентация на конечный продукт, заинтересованность каждого конкретного исполнителя в повышении качества конечного продукта; более гибко реагировать на внешние и внутренние изменения; оптимизировать обмен информацией между функциональными подразделениями; снизить риск субоптимизации; облегчить контроль времени выполнения работ и ресурсов.
Описать бизнес – процесс означает:
1) определить владельца бизнес-процесса;
2) определить границы бизнес-процесса (границы ответственности и полномочий владельца процесса по управлению процессом);
3) определить клиентов и выходы бизнес-процесса;
4) определить поставщиков и входы бизнес-процесса;
5) определить ресурсы, необходимые для выполнения бизнес-процесса (находятся в распоряжении владельца процесса);
6) описать технологию выполнения бизнес-процесса (например с использованием графических схем в выбранных нотациях);
7) разработать показатели, по которым оценивается бизнес-процесс, его результаты и удовлетворенность клиентов бизнес-процесса;
8) описать работу владельца по анализу и улучшению бизнес-процесса, а также его отчетность перед вышестоящим руководителем.
Выделяют три основных группы бизнес-процессов:
· Сквозной (межфункциональный) – это бизнес-процесс, проходящий через несколько подразделений организации или через всю организацию, пересекающий границы функциональных подразделений.
· Внутрифункциональный (процесс подразделения) – это бизнес-процесс (подпроцесс) подразделений, деятельность которых ограничена рамками одного функционального подразделения организации.
· Операции (функции) в процессном подходе – это бизнес-процесс самого нижнего уровня декомпозиции деятельности организации, как правило, операции выполняются одним человеком.
Рассмотрим, как отражена концепция процессного подхода в ГОСТ Р ИСО 9000-2001 [20]. Любая деятельность или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, могут рассматриваться как процесс. Чтобы результативно функционировать, организации должны определять и управлять многочисленными взаимосвязанными и взаимодействующими процессами. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего. Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов и прежде всего обеспечения их взаимодействия могут считаться «процессным подходом». Приведенная на рис. 1 модель системы менеджмента качества, основанная на процессном подходе, иллюстрирует связи между процессами, показывает существенную роль потребителя при определении входных данных. Мониторинг удовлетворенности потребителей требует оценки информации о восприятии потребителями выполнения их требований.
Рис. 1. Модель системы менеджмента качества
В заключение отметим, что рассмотренные два подхода к управлению организацией противопоставлять не стоит. Разница в исходных точках проектирования: распределять ли функциональные обязанности на основе процессов или проектировать процессы взаимодействия между функциональными областями. Функциональный подход отвечает на вопрос: «Что делать?», процессный: «Как делать?». Два рассмотренных подхода дополняют друг друга и должны применяться совместно. Тема 2. Процесс и его элементы
В настоящее время существует множество интерпретаций понятия «бизнес-процесс» (БП). Ниже представлены некоторые из них.
Процесс – завершенная с точки зрения содержания, временной и логической очередности, последовательность, необходимая для обработки экономически значимого объекта. Бизнес-процесс является особым процессом, который служит осуществлению основных целей предприятия и описывает центральную сферу его деятельности (SAP).
· Бизнес-процесс – структурированный набор действий, охватывающий различные сущности предприятия и подчиненный определенной цели (ISO/CD 15531-1).
· Процесс – любая деятельность или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы (ИСО 9000-2001).
· Процесс – «множество законченных состыкованных работ, которые в совокупности создают продукцию, имеющую потребительскую ценность для клиента» (Дж. Мартин).
· Бизнес-процесс – «набор активностей, которые преобразуют несколько видов входных характеристик в выход, имеющий ценность для потребителя» (М. Хаммер, Дж. Чампи).
· Бизнес-процесс – специфически упорядоченная во времени и в пространстве совокупность работ, с указанием начала и конца и точным определением входов и выходов» (Т. Давенпорт).
· Бизнес-процесс – самый большой элемент, если рассматривать поток работ, который пронизывает всю организацию, начинается у внешних поставщиков и заканчивается у внешних покупателей (DoD).
· Процесс – «набор из одной или нескольких процедур или действий, которые совместно реализуют цель, обычно с помощью организационной структуры, определяющей функциональные роли и взаимоотношения» (Workflow Management Coalition, WFMC).
· Процесс – это поток работы, переходящий от одного человека к другому, а для больших процессов, вероятно, от одного отдела к другому. Процессы можно описать на разных уровнях, но они всегда имеют начало, определенное количество шагов посередине и четко очерченный конец. (Майкл Робсон, Филипп Уллах).
Остановимся на одном определении бизнес-процесса [4]:
Бизнес-процесс – устойчивая целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
Владелец БП – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о БП, управляет ходом БП, несет ответственность за результаты и эффективность БП.
Вход БП – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход. Входы процесса поступают в процесс извне. Например, сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, персонал, услуги и т.д.
Выход БП – результат (продукт, услуга) выполнения БП. Например, готовая продукция, документация, информация, персонал, услуги и т.д.
Ресурс БП – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса. Ресурсы процесса находятся под управлением владельца процесса. Например: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура, среда, транспорт, связь и т.д.
Сеть процессов организации – объединение взаимосвязанных и взаимосогласованных БП организации в единую систему.
Существуют различные подходы к формированию стандартного перечня БП, подходящего для любой организации. Рассмотрим, например, перечень БП, предложенный Международной Бенчмаркинговой Палатой:
1. Маркетинг рынка и пожеланий заказчиков.
2. Разработка стратегии.
3. Разработка продукции (услуг).
4. Организация продаж.
5. Производство и поставка продукции.
6. Организация сервиса (для сервисно-ориентированных организаций).
7. Обслуживание заказчика и оформление счета-фактуры.
8. Управление человеческими ресурсами.
9. Управление информационными ресурсами.
10. Управление финансовыми и физическими ресурсами.
11. Управление экологией.
12. Управление внешними связями.
13. Управление улучшениями и изменениями.
Отметим основные свойства БП [3].
Результативность – характеризует соответствие результатов процесса нуждам и ожиданиям потребителей.
Определенность – отражает степень, с которой реальный процесс соответствует описанию.
Управляемость – характеризует степень, в которой производится управление выполнением процесса производства требуемых продуктов/услуг, отвечающих определенным целевым показателям.
Эффективность – отражает, насколько оптимально используются ресурсы при достижении необходимого результата процесса.
Повторяемость – характеризует способность процесса создавать выходные потоки с одинаковыми характеристиками при повторных его реализациях.
Гибкость (адаптируемость) – способность процесса приспосабливаться к изменениям внешних условий, перестраиваться так, чтобы не снижались ни результативность, ни эффективность.
Стоимость – определяет совокупную стоимость выполнения функций процесса и передачи результатов от одной функции к другой.
Еще по теме Тема 1. Функциональный и процессный подход к управлению организацией:
- Процессный подход
- 4.1. Системный подход к управлению социальным развитием организации
- Системный подход к управлению социальным развитием организации
- Линейно-функциональная (штабная) структура управления
- Тема 15. Организация и управление каналами распределения товаров
- ! Задание 4.1. На основании описания структурных элементов и схемы процесса управления попытайтесь дать определение управления социальным развитием организации.
- Тема 13. Имитационное моделирование и функционально-стоимостнЫй анализ (ФСА)
- ГЛАВА 4 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ЭКСТРЕМАЛЬНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ ПОДГОТОВКИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ, СПЕЦИАЛИСТОВ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ГРУПП
- Организация управления в сфере национальной безопасности и охраны Государственной границы. Система органов управления таможни.
- Стратегический подход к управлению ликвидностью банка
- ! Задание 1.4. Какие из наиболее известных теорий социального управления легли в основу управления социальным развитием организации?