11. Договорная работа в фирме

Главным аспектом применения правовых средств является до­говорная работа. Ведение этой работы связано со служебными обя­занностями юриста. В'соответствии с Общим положением 1972 г. одной из основных обязанностей юристов признается организа­ция договорной работы на предприятии.

Особо значимым моментом договорной работы является на­лаживание договорных связей, заключение договоров. Четкое и умелое заключение договоров выступает одним из основных ус­ловий надлежащего их исполнения. Именно на стадии оформле­ния договоров закладываются предпосылки успешной работы фир­мы, повышения прибыли и предупреждения потерь от неиспол­нения обязательств. Поэтому работа по заключению договоров тре­бует постоянного к себе внимания со стороны юристов и пред­принимателей.

Несмотря на общехозяйственную значимость договорной ра­боты, порядок, способы ее организации не урегулированы зако­ном. В Гражданском кодексе РФ закреплена лишь предельно об­щая, абстрактная схема заключения договоров «оферта-акцепт». Отсутствуют современные методики ведения договорной работы. Данные проблемы почти не изучаются правовой наукой.

Результатом невнимания государства и юридической науки к указанным вопросам является общее неудовлетворительное состо­яние договорной работы в стране. Согласно статистическим дан­ным, после отмены планового распределения ресурсов оказались разорванными более 80% договорных связей между хозяйствую­щими субъектами, причем многие из этих связей, несмотря на их • высокую значимость для продавцов или покупателей, не могли быть восстановлены. Как отмечает С. Э. Жилинский, «предприни­мательская практика свидетельствует об очень низком уровне ра­боты хозяйствующих субъектов с гражданско-правовыми догово­рами. Договоры часто бывают чрезвычайно краткими по объему (1,5—2 страницы текста) и неконкретными, невразумительными по содержанию, что порождает многочисленные конфликты в

процессе их исполнения, дестабилизирует рыночные отношения»¹. Все это негативно сказывается на положении дел в экономике и уровне жизни населения.

Отдельные весьма несовершенные и устаревшие рекоменда­ции по организации договорной работы содержатся в Общем по­ложении о юридической службе и методических документах Ми­нистерства юстиции СССР по этим вопросам^.

Согласно этим актам степень и порядок участия юридической службы в договорной работе на предприятии определяются при­казом, (инструкцией) о порядке ведения данной работы, кото­рый в целом должен был соответствовать требованиям, изложен­ным в Общем положении. В случае отсутствия такого приказа (ин­струкции) юристу предлагалось внести предложение руководству организации о его разработке.

В приказе (инструкции) рекомендовалось, в частности:

предусмотреть общие принципы организации договорной ра­боты;

назвать структурные подразделения, ответственные за ведение договорной работы, их функции;

определить порядок приема и отправки корреспонденции, от­носящейся к договорной работе;

установить порядок и способы учета, хранения и регистрации договоров, соглашений об их изменении и расторжении, исковых заявлений и всех документов, имеющих к ним отношение;

дать поручение руководителям структурных подразделений о разработке и утверждении должностных инструкций, регламен­тирующих обязанности лиц, занимающихся договорной работой.

Кроме того, признавалось необходимым провести со всеми ра­ботниками организации, имеющими непосредственное отноше­ние к договорной и исковой работе, занятия по изучению прика­за (инструкции).

Юридическому отделу (юрисконсульту) предписывалось еже­годно перед началом договорной кампании анализировать прак­тику заключения и исполнения хозяйственных договоров за про­шедший год. При этом следовало выяснять, отвечают ли условия

¹ Жшшнский С. Э. Правовые основы предпринимательской деятель­ности (предпринимательское право): Курс лекций. М., 1998. С. 219.

² Методические рекомендации об участии юридических служб в орга­низации договорной работы на предприятиях, в производственных объе­динениях и организациях, утвержденные письмом Министерства юсти­ции СССР от 29 сентября 1978 г. № К-8-524 // БНА СССР. 1979. № 3 С.

договоров законным интересам организации и ее контрагентов, какие в связи с этим условия следует изменить или уточнить, а также имеется ли необходимость в установлении других условий, в частности, предусматривающих дополнительные меры имуще­ственной ответственности.

Рекомендовалось также проанализировать данные о суммах сан­кций, уплаченных предприятием за нарушение сроков поставки продукции, поставку продукции ненадлежащего качества, сверх­нормативный простой транспортных средств и другие нарушения договорных обязательств. Материалы анализа следовало учитывать при подготовке договоров, их заключении и исполнении.

При наличии недостатков в договорной работе или при изме­нении структуры хозяйственных связей и в других необходимых случаях считалось целесообразным внести предложение о подго­товке приказа (инструкции) по предприятию. Юридическому от­делу (юрисконсульту) следовало принять участие в разработке та­кого приказа, предусмотрев в нем необходимые меры по совер­шенствованию порядка договорной работы.

По вопросам, касающимся договорной работы, в приказе (ин­струкции) считалось целесообразным предусмотреть, в частно­сти:

структурные подразделения (службы), отвечающие за оформ­ление, регистрацию и учет договоров;

подразделения, с которыми проекты договоров должны быть согласованы, очередность и сроки согласования;

службы, оформляющие протоколы разногласий; порядок со­гласования разногласий;

систему контроля за исполнением договорных обязательств предприятием и его контрагентами;

формы участия юридической службы в работе по заключению договоров, рассмотрении возникающих разногласий по их усло­виям и контроле за состоянием договорной дисциплины на фир­ме (с помощью правовых средств);

учет и хранение договоров, а также всей договорной докумен­тации.

Особое внимание уделялось мерам по приведению в соответ­ствие с этим приказом действующих положений о подразделен и-^у ях и должностных инструкций для работников, занимающихся договорной работой, если в организации до этого существовал иной порядок ведения договорной работы.

Перед началом заключения хозяйственных договоров на пред­стоящий год рекомендовалось провести совещание (семинар) с

участием руководителей подразделений служб и работников, не­посредственно участвующих в договорной работе. Юридическая служба должна была выступить инициатором такого мероприятия и активно участвовать в организации и проведении указанного совещания (семинара). На этом совещании по материалам обоб­щения практики договорной работы за прошлый период реко­мендовалось рассмотреть недостатки и ошибки, допущенные от­дельными подразделениями (должностными лицами).

Юридическая служба осуществляла также иные необходимые меры по организации заключения хозяйственных договоров на предприятии.

Юридической службе предписывалось участвовать в определе­нии структуры договорных связей организации исходя из необхо­димости установления более рациональных договорных отноше­ний. При этом предлагалось иметь в виду, что структура договор­ных отношений зависит от хозяйственной специализации данной организации, технологических особенностей производства и др.

Рекомендовалось досконально изучить виды договоров, с ко­торыми организации приходится чаще всего иметь дело, и сооб­разно с этим разработать ряд примерных форм, которые могут быть предложены для использования соответствующими служба­ми. Пользование такого рода формами значительно содействует сокращению времени на составление конкретных договоров и улуч­шает их качество, так как ведет к стандартизации ее примени­тельно к особенностям деятельности организации.

Содержащиеся в Общем положении 1972 г. и Методических рекомендациях Минюста СССР установки в свое время сыграли положительную роль в деле повышения уровня договорной рабо­ты. Однако сейчас они весьма устарели, не учитывают накоплен­ного передового опыта и современных требований к заключению и исполнению договоров. Назрела необходимость в подготовке ак­тов, на новом уровне организующих работу с договорами.

Превращение договора в главное средство регулирования эко­номических отношений требует в современных условиях налажи­вания в фирме четко продуманной системы договорных связей, квалифицированного заключения и надлежащего исполнения до­говоров. Это сегодня главенствующие обязанности юриста. Имен­но на данном участке создаются предпосылки для последователь­ного улучшения экономических показателей фирмы на основе ис­пользования правовых средств. Если юридической службе удается решить данную задачу, то за счет этого качественно упорядочива­ется вся деятельность фирмы, она ставится на более высокий орга­низационный уровень,

Возникает и производный эффект — такая юридическая служба становится более значимой для фирмы. Если юрист надлежащим образом выстраивает систему договоров, организует всю договор­ную работу — такой юрист оказывается необходимым лицом в фирме и становится членом управляющей команды, осуществля­ющей и развивающей бизнес. Это не вспомогательная, а уже ве­дущая роль юриста в управлении.

При организации работы с договорами важно изучать и ис­пользовать передовой опыт ее ведения, имеющиеся эффективные решения. В договорной работе следует выделять организационные задачи, которые должны решаться с руководством и старшими менеджерами, а также юридико-техническую работу, осуществ­ляемую с участием других служб и специалистов фирмы.

Юристу следует совместно с руководителями других ведущих служб выяснять схемы основных хозяйственных связей фирмы по профилю ее деятельности. В ходе такой работы должны анализи­роваться перспективы развития имеющихся связей, с учетом мар­кетинговых данных и конкурентной стратегии фирмы определяться возможности установления новых отношений и приниматься меры к их налаживанию.

Данная работа не может быть обеспечена силами одной лишь юридической службы. Исследователи отмечали в этой связи целе­сообразность создания в организациях до говор но-правовых служб в качестве самостоятельных подразделений. На эти подразделения или иные специализированные службы должна быть возложена работа по изучению конъюнктуры рынка, выработке рекоменда­ций о структуре хозяйственных связей, уровне цен на соответ­ствующие виды продукции, потребности в товарах, работах, ус­лугах и т. п. Вместе с тем главная обязанность до говор но-правовых служб — ведение работы, связанной с заключением, изменением и расторжением договоров.

В организациях с большим объемом договорной работы дого-ворно-правовые службы создаются в виде постоянно действую­щих подразделений. В средних и небольших организациях хорошо зарекомендовала себя практика образования периодически собира­ющихся договорных групп.

Для этого приказом руководителя определяется состав дого­ворной группы из ведущих специалистов основных отделов: эко­номического, производственного, бухгалтерии, юридического, сбыта, транспортного и др. Группа собирается для составления Договора или рассмотрения поступившего проекта договора либо переговоров с представителями контрагента. Группа оперативно совместно рассматривает договорный документ, вырабатывает бо-

лее приемлемую редакцию текста или возражения по проекту, полученному от другой стороны.

Такой порядок рациональнее, эффективнее, чем обычно прак­тикуемое составление проекта договора или возражений одним лицом с последующим визированием подготовленного документа у руководителей основных служб. Опыт показывает, что при ви­зировании принесенной бумаги работник зачастую занят другим делом, он не в состоянии быстро переключиться на решение но­вой задачи. Поэтому такое визирование обычно производится фор­мально, не сопровождается глубокой проработкой договорного документа.

Юрист обязан определять виды договоров, наиболее пригод­ных для организации соответствующих хозяйственных отношений, подбирать адекватные договорные модели. Вместе с тем уже дого­ворная группа призвана разрабатывать схемы договорных связей, требующих использования цепочек договоров. Кроме того, группе следует установить всю совокупность вспомогательных и обслу­живающих договоров, необходимых для исполнения договоров по основной деятельности.

Службы снабжения, сбыта и другие обязаны подыскивать контрагентов по вспомогательным договорам. Однако уже дого­ворная группа совместно с соответствующими службами должна обеспечить увязку, взаимосогласованность условий вспомогатель­ных и основных договоров по всем параметрам: количеству, сро­кам, ассортименту, техническим характеристикам и др.

При наличии договорной группы качественно по иному со­ставляются тексты договорных документов. Они начинают осно­вываться не на позиции одного работника, а на тщательном ана­лизе возможностей и учете интересов фирмы в целом. Такой ана­лиз обеспечивается участниками договорной группы.

При необходимости договорная группа, как ответственная за организацию договорной работы, может требовать от экономи­ческой, производственной и маркетинговой служб проведения и представления соответствующих расчетов и обоснований к про­екту догоиора. Каждое условие договора должно быть проверено с точки зрения его исполнимости и выгодности для фирмы.

В договорах должен быть урегулирован весь комплекс хозяй­ственных вопросов, возникающих во взаимоотношениях с контр­агентами. Юристы не могут позволять обходиться куцыми догово­рами из нескольких пунктов, которые служат показателями не­компетентности и служебной недобросовестности. Необходимое наполнение договоров должно обеспечиваться в результате фор­мулирования каждой из служб фирмы своих пожеланий, требую-

ших урегулирования в договоре. Учет таких предложений обеспе­чивается контрагентами на паритетной основе путем взаимных предоставлений и уступок.

Опыт показывает, что подготовленный проект договора целе­сообразно направлять контрагенту в двух экземплярах. Во избежа­ние встречающихся случаев фальсификации текстов договоров можно предусматривать подписание (парафирование) сторонами каждой страницы договора, а также скрепление подписанного договора печатями. При этом в договор следует включать условие о том, что он признается заключенным с момента подписания его уполномоченными лицами и проставления печатей.

Зачастую у стороны, получившей проект договора, возника­ют возражения или дополнения к его условиям. Хорошо зареко­мендовала себя практика подписания договора в таких случаях с отметкой «с разногласиями». К возвращаемому договору прилага­ется протокол разногласий. Он оформляется как сопоставитель­ная таблица имевшейся и предлагаемой иной редакции пунктов договора либо изложение лишь вносимых изменений в текст про­екта договора.

При поступлении разногласий на направлявшийся проект до­говора договорная служба рассматривает их и определяет порядок действий. Если договор представляет интерес для организации, то целесообразно провести с другой стороной переговоры по спор­ным условиям. Переговоры следует проводить руководителю орга­низации или иному уполномоченному лицу с привлечением уча­стников договорной группы. По результатам переговоров состав­ляется протокол согласования разногласий или новый текст до­говора, которые подписываются сторонами. В случае неурегулиро­вания расхождений договор считается незаключенным.

Когда стороны находятся на значительном отдалении друг от друга и проведение переговоров затруднительно, целесообразно направить другой стороне письмо с указанием конкретных обсто­ятельств, по которым предложения, изложенные в протоколе раз­ногласий, не могут быть приняты. Практика свидетельствует о том, что при получении таких мотивированных ответов контрагенты нередко снимают свои возражения по проекту договора. В резуль­тате договорные связи оказываются установленными.

Особое значение имеют долгосрочные договоры. В них должны находить учет вопросы, касающиеся развития отношений сторон на перспективу. Для покупателя — это условия об улучшении ка­чественных характеристик товара, обновлении ассортимента, со­вершенствовании тары, упаковки, способов доставки. Для про­давца — это внедрение нового оборудования и технологий для

изготовления товара — так называемых «специализированных ак­тивов», применение которых снижает себестоимость и повышает прибыль. В то же время в долгосрочных договорах могут содер­жаться «открытые» условия, обычно касающиеся количества, ас­сортимента и цены товара в будущие периоды. Они должны конк­ретизироваться отдельными соглашениями сторон. С учетом веро­ятности существенных изменений условий деятельности в период действия договора в нем должны предусматриваться возможность и порядок адаптации содержания договора к изменившимся об­стоятельствам.

Следует постоянно стремиться к развитию долгосрочных свя­зей, если характер отношений сторон позволяет это сделать. Дол­госрочные договоры являются более эффективным регулятивным средством, чем разовые или годовые, обеспечивающим максими­зацию прибыли за счет ряда факторов. Во-первых, это резкое со­кращение трансакционных издержек, возникающих при заключе­нии разовых или краткосрочных сделок. Во-вторых, стабилизация взаимосвязанной деятельности, создающая условия для планиро­вания бизнеса и устойчивого получения прибыли. И в-третьих, повышение экономического эффекта за счет использования спе­циализированного оборудования и технологий для работы на оп­ределенного потребителя, «специализация» активов как фактор повышения прибыли. Доля, процент долгосрочных договоров в обшей массе заключаемых договоров — достоверный показатель качества работы юридической и маркетинговой служб, их квали­фикации, понимания ими своих обязанностей.

Наконец, в договорах следует предусматривать в необходимых сочетаниях способы обеспечения исполнения обязательств, меры оперативного воздействия на случаи нарушений договора и меры договорной ответственности. Их определение должно осуществ­ляться юристом с учетом пожеланий соответствующих служб, ин­тересы которых прежде всего затрагиваются нарушением обяза­тельств.

Вопросы:

1. Обязанности юриста по ведению договорной работы.

2. Организация работы по заключению договоров.

3. Особенности заключения долгосрочных договоров.