Участие в выставках

Важным направлением в продвижении туристского продукта туроператора является участие на туристских биржах, выставках, ярмарках, предназначенных для поиска партнеров по сбыту.

Наиболее крупными мероприятиями являются: Международная биржа по туризму в Берлине (ITB), проводимая ежегодно в начале марта; Всемирная туристская ярмарка в Лондоне (WTM - World Travel Market), проводимая ежегодно во второй декаде ноября; Международная туристская выставка ФИТУР (FITUR) в Мадриде, проводимая в конце января.

В России в последние годы появляются все новые и новые выставки и ярмарки. В Москве ежегодно проводится шесть таких мероприятий того или иного масштаба. Так, с 1994 г. ежегодно в конце марта в Москве проводится международная выставка «Путешествие и туризм» (MITT). В конце сентября в Москве проводится выставка «Подмосковье»; в первой декаде октября - выставка «Отдых»; в ноябре - сразу два мероприятия (в начале и в конце месяца) - «Эскип-Отель» и «Г ости- ничный бизнес»; в середине декабря - выставка «Отдых и путешествия». Крупнейшей по масштабу и количеству представленных туристских направлений является весенняя MITT. Она является многоотраслевой выставкой всемирного значения.

В Санкт-Петербурге представлены четыре выставки: «Интур- фест» - Intourfest (конец января), Вуокса (конец июня), а также две осенние выставки (в начале и в конце октября соответственно) - «Инве- текс» (Inwetex-C.I.S/ Travel Market) и SITTE.

Выставки организуются в различных городах России. Всего в России проводится более 20 ежегодных туристских мероприятий. Отличительная черта этих мероприятий - ориентированность на профессиональных работников туристской индустрии и широкое представительство прессы. Участниками являются национальные туристские организации и ассоциации, туроператоры и турагенты, гостиницы, транспортные, страховые, автопрокатные компании, специализированные издательства, научные организации, учебные заведения по туризму и т.д.

Затраты и польза от участия в выставках представлены в табл. 6.1.

Таблица 6.1

Затраты и польза от участия туристских организаций в выставках

Из таблицы видно, для чего проводятся выставки, и очевиден их полезный выход.

а) предварительная подготовка;

б) работа на выставочном стенде;

в) послевыставочная работа.

Каждый этап характеризуют специфические моменты.

1. Предварительная подготовка включает выбор выставки и организационные мероприятия, связанные с участием в ней.

Выбор выставки. Руководители большинства компаний концентрируют внимание на самых крупных биржах, например ФИТУР. Однако если фирма собирается расширить круг своих контрагентов или освоить новое для себя направление, предпочтительнее работать на региональных выставках и в профессиональных турсалонах.

Подготовка к выставке. Определиться с участием в выставке необходимо за год, а за полгода оплатить стенд и оборудование. Следует учесть, что на большинстве крупных выставок прием заявок на участие (application form) заканчивается уже за 3-4 месяца до их начала, а на значительных, таких, как ITB, - за полгода. Опыт показывает, что наиболее эффективна работа на коллективных национальных стендах, которые максимально привлекают потенциальных партнеров и клиентов.

При подготовке к выставке также требуется:

• внимательно изучить выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участия ваших конкурентов;

• взять у организатора выставки предварительный список участников, отметить своих конкурентов, сравнить с данными прошлых выставок;

• подготовить контрольный список по каждой категории продукции, ознакомиться с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией туристского продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения разнообразия вашего выставочного предложения;

• следует сообщить организаторам точное название вашей фирмы и другие необходимые данные;

• сформировать твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложений на выставке;

• подготовить технические листовки, прайс-листы по вашим продуктам, проекты стендов;

• решить заранее, как выставить свой продукт и более привлекательно расположить стенды;

• подготовить письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников вашего стенда;

• подготовить два вида рекламных буклетов для раздачи: обзорный (о ваших возможностях) и более подробный (для интересующихся вашим предложением клиентов);

• сформировать квалифицированную стендовую команду, в которой двое или все говорят на иностранном языке. Провести предварительный инструктаж команды;

• подготовить достаточное количество визитных карточек с названием и данными вашей фирмы;

• подготовить бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки могут называться «Переговорный лист», «Лист посетителя», «Журнал контактов» и др.

При планировании экспозиции разумно проанализировать предстоящую презентацию своего продукта, для этого необходимо определить, что вы хотите демонстрировать: фирму, технологии, продукцию или услуги; сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия планируется провести на стенде; запланировать заранее вспомогательные зоны - офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов; творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей, для чего следует определить средства создания и оформления композиции и методы показа экспозиции.

Основные правила выставочной работы:

• регулярно проводите инструктаж вашей стендовой команды;

• будьте другом каждому посетителю, подходящему к стенду;

• обслуживайте стенд служащими в количестве не менее двух человек;

• имейте под рукой достаточное количество информационных материалов;

• регистрируйте каждого посетителя по имени, профессии, компании, цель его посещения, интересы, вопросы;

• отдайте ему визитную карточку вашей фирмы и спросите у посетителя карточку или фирменный буклет его компании, фирмы. Это покажет ваш интерес к посетителю;

• не пейте, не курите на выставочном месте, но пепельницу всегда предоставляйте посетителям;

• проверяйте и поправляйте экспонаты каждый день перед открытием показа;

• используйте некоторое время для осмотра стендов ваших конкурентов на выставке. Проверьте и запишите все имена, компании, которые вы сможете здесь увидеть или встретить.

Участие в выставке - это только начало интересных деловых контактов. Последующая работа строится по-разному для разных целевых групп (клиентов, потенциальных партнеров, журналистов).

По окончании выставки с учетом полученных визиток и «журнала контактов» рассылают факсы и письма с благодарностью важным клиентам, досылают информационные материалы, проекты контрактов, ведут с ними переговоры о следующих встречах.

Затем необходимо внимательно проработать каталог выставки и отправить коммерческие предложения и запросы тем фирмам, с которыми не удалось встретиться во время работы выставки. Журналистам высылаются отчеты о выставке и проведенных презентациях, фотографии.

Вопросы для обсуждения

1. Какова сущность формирования сбытовой сети?

2. Характеристика основных форм продажи туристского продукта.

3. Туристская реклама в комплексе маркетинга туроператора.

4. Особенности нерекламных методов продвижения туристского продукта.

5. Охарактеризуйте основную цель выставочной деятельности международной туристической выставки MITT.