Лекция 5. АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕКА КАССЫ И КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Целью аудита кассы и кассовых операций является проверка соблюдения коммерческим банком банковского законодательства в сфере хранения, ведения и учёта операций с денежной наличностью.

Следует иметь в виду, что безналичные (депозитные) деньги представляют собой обязательства коммерческих банков, а наличные деньги являются обязательствами Центрального банка и обеспечиваются его активами.

Таким образом, от независимых аудиторских организаций требуется особое внимание к ведению в коммерческих банках кассовых операций, кассовой дисциплине, учёту и оформлению операций с денежной наличностью. Вместе с тем необходимо отметить, что аудит кассовых операций не аналогичен ревизии кассы.

Так, внезапные ревизии касс являются прерогативой служб самого банка, а не внешнего аудита (если только проведение ревизии не предусмотрено договором с банком). Не является целью внешнего аудита и определение лиц, виновных в выявленных нарушениях, аудиторы устанавливают только сам факт нарушения. Не должны аудиторы составлять или подписывать никаких актов (например, актов о сумме наличных денег и их соответствии кассовому журналу), они готовят только аудиторское заключение

Особенностью аудиторской проверки операций с кассовой наличностью является то, что она ни в коем случае не должна нарушать нормального хода кассовых операций банка. Аудитор в течение операционного дня не имеет права находиться в помещении операционной кассы, поэтому вопросы, возникающие в ходе аудиторской проверки, приходится выяснять после окончания операционного дня.

Наконец, ещё одним отличием аудиторской проверки от ревизии является то, что аудиторы не только выявляют недостатки в деятельности банка, но и по возможности дают свои рекомендации по улучшению работы.

Нормативные положения, в соответствии с которыми в настоящее время проводятся кассовые операции и которыми должны руководствоваться работники коммерческого банка, зафиксированы в Приказе от 25 марта 1997 г. № 02-101 «О введении в действие положения «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ».

Аудиторские проверки операций банка с денежной наличностью обычно начинаются с проверки хранения и учёта ценностей и документов в денежном хранилище (кладовой). О времени проведения такой проверки следует договориться с руководством банка заранее. Лучше приурочить ее к утру операционного дня, когда деньги из хранилищ передаются в расходные кассы банка и проверку наличия ценностей в хранилище производят сами работника банка.

Аудитору следует оценить техническую укрепленность хранилища. Хранилище должно иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надёжные внутренние стены и перегородки, сейфы, металлические стеллажи, забранные металлическими же решетками, должно быть оборудовано охранно-пожарной сигнализацией.

В хранилище должны храниться: денежные билеты и металлическая монета, иностранная валюта и документы в иностранной валюте, драгоценные металлы, бланки строгой отчётности, ценные бумаги.

Денежные хранилища должны быть закрыты не менее чем на три ключа и отпечатаны печатями трех должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Один ключ должен находиться у заведующего кассой, второй - у руководителя банка, третий - у главного бухгалтера.

При открытии хранилища аудитор вместе с лицами, ответственными за сохранность ценностей, и в присутствии представителя охраны должны проверить, не повреждены ли двери, замки, печати. Если повреждения имеются, то немедленно, до открытия хранилища, об этом составляется акт, подписанный должностными лицами и представителями охраны. Аудитор акта не подписывает, но следит за правильностью его составления.

Денежные билеты одних купюр должны быть сформированы в пачки по корешкам, иметь надписи на накладках и храниться на разных полках или в разных стеллажах. Годные к употреблению денежные билеты хранятся отдельно от ветхих денежных билетов. Монета должна быть расфасована по тюбикам (отдельно каждого достоинства) и по мешкам. К ним должны быть прикреплены ярлыки с указанием достоинства монеты и суммы вложений, а также даты упаковки.

Иностранная валюта хранится в пачках или пакетах, а монета - в мешочках, раздельно по наименованиям валюты, а внутри каждой валюты - по её достоинствам. Прием и выдача наличности и ценностей из хранилища могут производиться только на основании соответствующих распоряжений, и каждое распоряжение оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами, а по ценностям, учитываемым на внебалансовых счетах, - приходными и расходными внебалансовыми ордерами.

Для учета ценностей, помещенных в хранилище, заведующий кассой ведет специальные книги. В этих книгах ежедневно указываются общие суммы остатка отдельных видов ценностей на конец каждого дня, а по счету кассы в книге отражаются также и обороты по приходу и расходу денег за день.

Аудитор вместе с лицами, ответственными за хранение денег и ценностей, проверяет фактическое наличие денег. При этом, как правило, денежные билеты каждого достоинства пересчитываются по пачкам, а монета - по мешкам. Если встречается пачка или мешок с поврежденной упаковкой или неправильно оформленным ярлыком, то аудитор может пересчитать эту пачку полистно, а мешки поштучно. После проверки фактического наличия денег в хранилище сверяется, соответствует ли их остаток записям в книге учета ценностей и данным бухгалтерского учета по счету кассы или другим счетам.

Следует обратить внимание на наличие трех подписей в книгах учета ценностей - управляющего банка, главного бухгалтера и заведующего кассой. Если данный банк ведёт значительные операции с иностранной валютой, то остатки иностранной валюты должны учитываться в отдельной книге, и их следует сверить в процессе проверки с данными лицевых счетов по иностранной валюте.

Аудитор обязан проверить, все ли подлежащие хранению в хранилищах ценности, книги и документы действительно находились в хранилище и не находятся ли в хранилище вещи и ценности, не подлежащие хранению. В скважинах замков хранилищ, сейфов, стеллажей, тележек не должны быть вставлены ключи. Если в процессе проверки выявится недостача или излишек, необходимо по возможности выяснить причину и обязательно проверить правильность акта, который должен быть составлен в этом случае.

Наконец, аудитор смотрит, правильно ли вывозятся деньги и ценности из помещения хранилища. Они должны выноситься только в помещение кассы.

Следующим объектом аудиторской проверки является работа операционных касс. В коммерческом банке в зависимости от масштабов операций с денежной наличностью может иметься от одной до нескольких проходных и расходных операционных касс. Аудитор обязан проверить помещение и оснащенность операционных касс. Кассовые помещения должны быть изолированы. Наличные деньги и денежные документы необходимо хранить в несгораемом шкафу. Рядом с кассой следует располагать изолированное от других отделов банка помещение для пересчета денег клиентами. В этом помещении обязан присутствовать представитель банка. Помещение для удобства обслуживания клиентов должно иметь столы для пересчета денег, желательно, чтобы имелись и машины для пересчета купюр. Аудитор должен проверить: работают ли кассиры проверяемого банка только в этом качестве или совмещают обязанности; имеются ли обязательства кассиров об индивидуальной материальной ответственности; ознакомлены ли кассиры с правилами ведения кассовых операций; имеются ли в каждой операционной кассе образцы подписей учетно-операционных работников, оформляющих кассовые документы.

Перед началом операционного дня аудитор проверяет, не находятся ли в помещении кассы посторонние ценности и вещи:

одежда кассира (она должна находиться за пределами кассы); продукты питания; деньги, принадлежащие самому кассиру. На столе кассира в начале операционного дня не должно находиться никаких денег и бланков строгой отчетности.

В обязанности аудитора входит проверка последовательности осуществления кассовых операций. Общий принцип, на котором базируется осуществление кассовых операций в коммерческом банке, состоит в том, что кассир выполняет операции по приему и выдаче наличных денег только на основании распоряжения учетно-операционного работника, оформленного приходными и расходными кассовыми документами.

Именно в обязанности учетно-операционного работника входит проверка законности оформления кассовых операций. Он же подписывает все оформленные документы, регистрирует их в кассовых журналах, осуществляет проводки кассовых операций по лицевым счетам.

При проверке правильности организации и оформления кассовых операций по поступлениям наличных денег аудитор должен иметь в виду следующее:

1. Основанием для приема наличных денег в приходную кассу служат только два вида приходных кассовых документов - объявление и приходный кассовый ордер, поэтому, если в ходе проверки обнаружится, что деньги вносились по каким-то другим документам, то это будет считаться серьезным нарушением кассовой дисциплины.

2. Последовательность проведения кассовой операции по поступлениям наличных денег такова: клиент передает заполненный комплект бланка объявления ответственному исполнителю - учетно-операционному работнику, который проверяет правильность его заполнения, проставляет его сумму в приходном кассовом журнале и только после этого объявление, подписанное ответственным исполнителем, передается кассиру приходной кассы. Кассир обязан проверить наличие и тождественность подписей операционных работников по имеющимся у него образцам; сличить соответствие указанных в объявлении сумм с цифрами и прописью, вызвать вносителя денег и принять от него деньги, пересчитать их, сверить сумму, фактически оказавшуюся при пересчете, с суммой, указанной в квитанции и объявлении на взнос наличными. При соответствии этих сумм кассир подписывает квитанцию, объявление и ордер, ставит на квитанции печать и выдает ее лицу, внесшему деньги. Затем ордера передаются ответственным исполнителям с подписью кассира для отражения по лицевому счету клиента.

3. Проверку следует проводить как визуально, так и путем анализа первичных кассовых документов (объявления на взнос наличными, экземпляры кассовых ордеров), которые должны храниться в специальных папках в помещении операционных касс, причем подшитыми по каждому операционному дню; проверяются приходные кассовые журналы, кассовые книги, справки кассиров приходных касс, выписки по лицевым счетам клиентов, журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Основной акцент аудитор делает на анализ банковских документов.

В зависимости от объема кассовых операций и количества аудиторов первичные документы подвергаются либо сплошной проверке, либо выборочной проверке. Если проводится выборочная проверка, то желательно охватить все документы хотя бы за один квартал.

Осуществляя проверку документов, аудитор обращает внимание на соблюдение установленных правил заполнения кассовых документов, наличие всех необходимых реквизитов и подписей, соответствие указанных в документах сумм цифрами и прописью, выявляет случаи подчисток в кассовых документах.

Опыт показывает, что в ряде случаев клиенты неправильно заполняют объявления и тем не менее бухгалтерские работники беспрепятственно оформляют их. Так, очень часто коммерческие банки указываются в реквизитах объявления не только как банки получателей денег, но и как сами получатели.

Нередки в банковской практике и случаи неправильного заполнения в объявлении такого реквизита, как «Назначение взноса». Это говорит о том, что в банке проводится слабая разъяснительная работа с клиентами, на что аудитору следует указать главному бухгалтеру банка.

Аудитор должен выборочно выписать суммы и номера счетов получателей наличных денег по нескольким объявлениям и затем в бухгалтерии сверить их с выписками по лицевым счетам. Таким образом проверяется своевременность зачисления денежной наличности на счета клиентов.

Следует проверить, имеются ли подписи ответственных исполнителей на справках кассиров приходных касс об общей сумме принятых денег, составляемых по окончании операционного дня. Сами суммы, отраженные в справках, выписываются аудиторами и сопоставляются с записями в приходных кассовых журналах. Кассовые обороты, указанные в справках, должны совпадать с суммой принятой денежной наличности, отраженной в кассовой книге, и соответствовать записям в приходных кассовых журналах. Аудитору необходимо убедиться в том, что в приходном кассовом журнале за каждый день имеется подпись не только главного бухгалтера, но и заведующего кассой.

При проверке правильности организации и оформления кассовых операций по выдачам наличных денег аудитору следует обратить внимание на следующее:

1. Кассиры расходных касс получают необходимую для их операций сумму наличных денег из денежного хранилища под отчет. Поэтому аудитор должен проверить, ведется ли в банке книга регистрации сумм, выданных под отчет, правильно ли отражаются в ней выдаваемые суммы, соответствуют ли суммы прописью суммам в цифровом выражении, имеются ли в книге подписи кассиров и заведующего кассой.

2. В организации кассовых операций по выдаче наличных денег кроме кассира и ответственного исполнителя принимает участие третье лицо - контролер. Аудитор должен проверить, имеется ли такой контролер в банке, не совмещает ли он обязанности контролера с другими обязанностями (заведующего кассой, кассира, ответственного исполнителя). Устанавливается, где расположено рабочее место контролера (оно должно находиться по возможности в непосредственной близости от кассы). Проверяется правильность ведения контролером расходного кассового журнала.

3. Аудитор должен обратить внимание на то, имеются ли у контролера и у ответственного исполнителя образцы подписей и оттисков печатей клиентов, причем Правилами ведения бухгалтерского учета и отчетности в учреждениях банков контролерам запрещается пользоваться тем же экземпляром образцов подписей и оттисков печатей клиентов, которым пользуются ответственные исполнители.

4. Основанием для выдач денежной наличности расходными кассами служат 3 вида денежных расходных документов:

а) денежный чек, по которому деньги выдаются предприятиям, организациям и учреждениям независимо от формы собственности;

б) расходный кассовый ордер, по которому средства выдаются индивидуальным заемщикам, вкладчикам банка, пенсионерам, обслуживаемым банком;

в) поручение органа или организации о выдаче пособий, если у органа и организации, назначившей пособие, есть договор с банком на их обслуживание.

При этом следует иметь в виду, что главным расходным кассовым документом является денежный чек. Аудитор должен проверить, не выдавались ли деньги на основании каких-либо других документов. Экземпляры денежных чеков и других расходных кассовых документов, подшитые за каждый день, должны храниться в помещении расходной кассы банка.

5. В банке должен осуществляться строгий контроль и учет за выдачей денежных чеков, поэтому аудитору следует проверить соблюдение действующего порядка контроля и учета за выдачей денежных чеков. При этом необходимо иметь в виду, что выдача книжек денежных чеков производится только по письменным заявлениям владельцев счетов. Аудитор проверяет наличие таких заявлений и правильность их оформления. Заявления клиентов на выдачу чековых книжек хранятся в помещениях кассы при расходных кассовых ордерах, составляемых на общее количество выданных за день книжек. При проверке заявлений аудитор обращает внимание на:

наличие на заявлении подписей лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, должностных лиц банка;

наличие расписки клиента в получении книжки на заявлении; наличие на заявлении номеров чеков выданной чековой книжки. Кроме того, аудитор должен проверить, отмечены ли номера выданных чековых книжек в карточках с образцами подписей и оттисками печатей клиентов, находящихся у ответственных исполнителей и у контролера, а также вычеркиваются ли в этих карточках номера погашенных денежных чеков.

Аудитор визуально проверяет последовательность проведения расходных кассовых операций, которая должна быть следующей:

денежные чеки или другие расходные кассовые документы клиент предъявляет операционному работнику, который после их проверки выдает лицу, получающему деньги, контрольную марку от денежного чека или отрывной талон от расходного кассового ордера;

после оформления расходных кассовых документов операционный работник подписывает их и передает контролеру;

контролер проверяет правильность оформления расходной кассовой операции, регистрирует ее записью в расходном кассовом журнале и дает распоряжение об отражении операции по лицевому счету клиента. После этого расходный кассовый документ передается кассиру расходной операционной кассы;

кассир проверяет наличие подписей ответственного исполнителя и контролера и тождественность этих подписей имеющимся образцам, сличает сумму, поставленную на документе цифрами, с суммой, указанной прописью, проверяет наличие расписки в получении денег на документе, сведений о предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя денег. После этого вызывается получатель денег (по номеру расходного документа), у него спрашивается сумма получаемых денег, номер расходного документа сверяется с но- мером контрольной марки или талона в кассу и последние приклеиваются соответственно к чеку или ордеру. Кассир подготавливает деньги, выдает их получателю и подписывает расходный документ.

Дальнейшая проверка правильности ведения расходных кассовых операций ведется с помощью анализа банковских документов.

Прежде всего рассматриваются денежные чеки и расходные кассовые ордера, хранящиеся в расходных операционных кассах. В процессе анализа аудитор обращает внимание на:

правильность заполнения всех реквизитов расходных кассовых документов;

соответствие сумм, проставленных на документе цифрами, с суммой, указанной прописью;

наличие на расходных кассовых документах расписки в получении денег, сведений о предъявленном документе, удостоверяющем личность получателя денег;

соблюдение сроков действия чеков. Чеки должны приниматься банками в течение 10 дней со дня их выписки без исправлений даты, обозначенной на документе. Аудитор сопоставляет дату выписки чека с датой его проводки, которая должна быть проставлена на чеке;

наличие подписей клиентов и должностных лиц банка (ответственного исполнителя, контролера, кассира);

наличие оттиска печати клиента;

наличие помарок или подчисток в расходных кассовых документах, что считается грубым нарушением кассовой дисциплины.

Выборочно аудитор выписывает ряд сумм из денежных чеков, поступивших в разные дни, и потом сопоставляет их с суммами, отраженными в лицевых счетах соответствующих клиентов.

Проверяется по справкам, ежедневно составляемым кассирами расходных касс:

есть ли в этих справках подписи ответственного исполнителя и, соответственно, есть ли подписи кассира в расходном кассовом журнале за эти дни;

соответствуют ли суммы, отраженные в справках, суммам, отраженным в кассовом журнале;

соответствуют ли суммы, отраженные в справках о сдаче оставшихся не выданными денег, записям в книге регистрации

сумм, выданных под отчет;

соответствуют ли суммы, отраженные в справках за данный день, оборотам по расходу наличных денег, записанных в кассовой книге.

Рабочая программа аудита кассовых операций может быть представлена следующей таблицей:

По результатам проверки кассы и кассовых операций проводится беседа с заведующим кассой и главным бухгалтером, где обсуждаются выявленные недостатки и меры по их устранению. После этого аудитор составляет соответствующий раздел аудиторского заключения.

Среди наиболее типичных ошибок работников банка при организации кассовых операций следует отметить:

отсутствие кассовых журналов, ведение их не в бухгалтерии, а работниками кассы;

отсутствие взаимных подписей главного бухгалтера и заведующего кассой на сводной справке и кассовом журнале;

нарушение правил хранения денег и ценностей в кладовых банка; выдача наличных денег лицам, обладающим правом первой или второй подписи, без необходимой оговорки об этом в деле клиента.