8.2. Подготовка к пресс-конференции

Успех пресс-конференции обеспечивается тщательностью концептуальной и организационной подготовки и в какой-то степени удачей, которая далеко не всегда сопутствует такого рода мероприятиям. Даже если вы тщательно подготовились, но неожиданно допустили ошибку в терминах или споткнулись на ступеньке, сходя со сцены, то именно это и появится на экране, а не ваше сообщение.

1. Выбрать время и дату проведения пресс-конференции с учетом времени освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением. День проведения назначается, если есть выбор, так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными для общественности мероприятиями, способными отвлечь публику от проводимой пресс-конференции.

2. Заранее известить СМИ о предстоящей пресс-конференции – сначала почтой, а затем по телефону. Извещение должно быть четким и ясным и содержать следующее:

– предмет (тема);

– дата, время и длительность проведения;

– место проведения;

– основной докладчик или информатор;

– имя и должность PR-специалиста для контакта, его номер телефона;

– возможны некоторые подробности, убеждающие редактора в целесообразности освещения события.

Извещение должно достичь адресата за 7–10 дней до пресс-конференции. За день до проведения следует сделать телефонный звонок-напоминание.

3. Отпечатать для всех присутствующих необходимую информацию или текст доклада, а также подготовить материалы для рассылки в те газеты или журналы, чьи представители не присутствовали на данном мероприятии.

4. Заранее подготовить сопутствующую информацию для докладчика, например пресс-хит, включающий все относящиеся к докладу, предмету и организации материалы.

5. Продумать место и способы регистрации прибывающих журналистов, подготовить для раздачи специальные пакеты и папки с пресс-релизами и фотографиями.

Итак, в результате подготовки вы должны иметь ответы на следующие вопросы:

Каковы цель и тема пресс-конференции? Сколько человек должно в ней участвовать? Кто должен присутствовать обязательно? Где ее следует провести? Когда ее нужно проводить? Сколько времени она будет длиться? Что необходимо подготовить и организовать заранее?