1.3.4 Контроль уровня и состояния запасов

Совокупность действий по анализу фактического уровня запасов и оперативных мер, направленных на ликвидацию отклонений от норм запасов, принято называть контролем состояния запасов. Контроль состояния – это значительно более широкое понятие, чем учет.

Для проведения избранной политики управления запасами необходимо выработать четкий порядок контроля, а именно, периодичность переучёта и сопоставление текущего уровня с намеченными нормативами.

При организации контроля уровня наличия материальных запасов следует различать техническую сторону, связанную с техникой регистрации и обработкой информации, отражающей состояние запасов, и структурно-методическую, связанную со способами анализа и использования собранной информации для компенсации отклонений уровней запасов от нормы.

Данные о складских запасах учитываются системой планирования при создании плановых заказов, которые формируются при обнаружении дефицита соответствующих номенклатурных позиций. Если данные о складских запасах неточны, предприятие может столкнуться либо с необоснованными заказами, либо с неожиданным, не прогнозировавшимся ранее дефицитом номенклатурных позиций. Точность данных о запасах может оцениваться как в натуральном, так и в стоимостном выражении.

Процесс контроля за наличием материальных ресурсов может быть: непрерывным, периодическим или смешанным.

Непрерывный контроль. Непрерывный контроль означает ежедневное определение потребности в пополнении запасов. Применение системы контроля такого типа предполагает точный учет движения всех выделенных единиц хранения.

Процесс непрерывного контроля опирается на два основных параметра – размер заказа и точку заказа, определяемую по формуле:

,

где TZQ – точка заказа в единицах продукции;

D – среднедневной спрос в единицах продукции;

– средняя продолжительность функционального цикла в днях;

SZ – величина страхового запаса в единицах продукции.

Размер заказа определяют с помощью одной из разновидностей модели экономичного размера заказа (EOQ) или другими методами. При непрерывном контроле совокупный запас каждого продукта (то есть сумма наличного запаса и запаса в заказе) сопоставляется с точкой заказа.

Наличный запас – это количество продукта, физически присутствующее на конкретном складе.

Запас в заказе – это количество продукта, уже заказанное у поставщиков.

Если сумма наличного запаса и запаса в заказе меньше установленной точки заказа, значит результатом контроля станет размещение нового заказа на пополнение запасов. Математически это можно выразить так:

если Z_н + Z_з > TZQ, то требуется заказ QZ,

где Z_н – наличный запас;

Z_з – запас, заказанный у поставщика (запас в заказе);

TZQ – точка заказа в единицах продукции;

QZ – размер заказа.

Величину среднего запаса в системе непрерывного контроля можно рассчитать по формуле

= QZ/2 + SZ,

где – средний запас в единицах продукции;

QZ – размер заказа в единицах продукции;

SZ – страховой запас в единицах продукции.

Периодический контроль означает регулярный (раз в неделю или в месяц) пересмотр состояния запасов. В системе периодического контроля точку заказа следует корректировать с учетом промежутков времени между процедурами контроля. При этом используют такую формулу:

TZQ = D(+t/2) + SZ,

где TZQ – точка заказа в единицах продукции;

D – среднедневной спрос в единицах продукции;

– средняя продолжительность функционального цикла, дн.;

t – периодичность контроля, дн. (промежуток между процедурами контроля);

SZ – страховой запас в единицах продукции.

Поскольку контроль осуществляется со значительными интервалами, к моменту проведения очередной контрольной процедуры запас любого продукта может оказаться меньше точки заказа. В силу этого следует исходить из допущения, что уровень запасов окажется ниже точки заказа –приблизительно посредине между двумя процедурами контроля.

Формула для расчета среднего запаса в системе периодического контроля выглядит следующим образом:

,

где – средний запас в единицах продукции;

QZ – размер заказа;

t – периодичность контроля, дн.;

D – среднедневной спрос в единицах продукции;

SZ – страховой запас в единицах продукции.

Из-за периодичности проведения контроля в такой системе обычно требуется более крупный средний запас, чем в системе непрерывного контроля.

Смешанный контроль. Для приспособления к особым ситуациям разработаны смешанные системы контроля, совмещающие особенности непрерывного и периодического подходов. Наибольшее распространение получили система с нормативным уровнем пополнения запасов (нормативная система) и вариантная (двухуровневая) система пополнения запасов.

Нормативная система контроля – это система с фиксированным интервалом между смежными заказами и довольно короткой периодичностью контроля. В целом она сходна с системой непрерывного контроля, но имеет одно отличие: в нормативной системе точка заказа для пополнения запасов устанавливается на более высоком уровне. Периодичность контроля прибавляется к сроку исполнения заказа, и нормативный уровень пополнения запасов (TGT) определяется следующим образом:

NZ = D(+t) +SZ,

где NZ – нормативный уровень пополнения запасов;

SZ – страховой запас в единицах продукции;

D – среднедневной спрос в единицах продукции;

– средняя продолжительность функционального цикла, дн.;

t – периодичность контроля, дн.

Таким образом, общее правило для определения размера заказа приобретает следующий вид:

QZ = NZ – Z_н – Z_з,

где QZ – размер заказа;

NZ – нормативный уровень пополнения запасов;

Z_н – наличный запас на момент контроля;

Z_з – запас в заказе.

В нормативной системе размер заказа служит не для определения объема поставки, а для поддержания уровня запасов ниже максимального, который и является нормативным уровнем пополнения запасов. Максимальный уровень может быть достигнут только в том случае, если в период между размещением заказа на пополнение запасов и последующей процедурой контроля не произведено ни одной единицы продукта.

В этих условиях средний запас определяется по формуле:

Вариантная система пополнения запасов известна также как система (z, Z), или минимаксная система контроля. Ее отличие от нормативной в том, что здесь вместо переменного размера заказа используют определенный (заданный) размер заказа/поставки. При этом вариантная система ограничивает нижний предел переменного размера заказа. В результате уровень запасов поддерживается в интервале между верхним и нижним пределами. Верхний предел устанавливает максимальный уровень запасов, а нижний гарантирует, что размер заказа будет больше, чем разность между верхним (Z) и нижним (z) уровнем запаса. В данном случае правило пополнения запасов выражается следующим образом.

Если Z_н+ Z_з < s, то QZ = Z_min – Z_н – Z_max,

где Z_н – наличный запас на момент контроля;

Z_з – запас в заказе;

Z_min – минимально допустимый уровень запасов;

QZ – размер заказа;

Z_max – максимально допустимый уровень запасов;

s – минимальный уровень запаса.

Минимальный уровень s рассчитывают так же, как точку заказа (ROP). В отсутствие неопределенности это значит:

где Z_min – минимально допустимый уровень запасов;

D – среднедневная потребность материальных ресурсов;

– средняя продолжительность функционального цикла, дн.

В условиях неопределенности спроса и функционального цикла минимальный уровень запасов s следует скорректировать, прибавив к нему страховой запас.

В минимаксной системе в качестве базовых единиц измерения можно использовать запас продукции в натуральном выражении (штуки, единицы и пр.), срок снабжения (в днях) либо комбинацию этих единиц измерения.

Полная инвентаризация для проверки всего круга номенклатурных позиций, как правило, занимает несколько дней, требует участия работников разных служб и приостановки складских операций. Это может вызвать срыв производственного процесса и требует значительных трудовых затрат. Естественно, такая инвентаризация может осуществляться не чаще чем раз в год.

Текущая инвентаризация не требует приостановки складских операций и дополняет, а иногда может и заменить полную инвентаризацию, тем более, что частый контроль позволяет выявить причины неточности данных о запасах. Эти различия допускают применение той или иной стратегии функционирования, которая должна быть выбрана при управлении системой.

В широко используемых в мире логистических системах управления запасами выделяются четыре метода пополнения запасов.

Метод календарной точки заказа. Сущность метода заключается в заказе номенклатурной позиции к той дате и в том количестве, в каких они необходимы. Цель метода – минимизация запасов. Метод используется для позиций класса А.

Метод статистической точки заказа направлен на поддержание определенного уровня запасов. Метод обычно используется для позиций класса С и реже класса В в тех случаях, когда характер спроса относительно стабилен по этим позициям. Заказ размещается тогда, когда его текущая величина достигает определённого уровня.

Метод периодического осмотра обычно применяется для управления запасами номенклатурных позиций класса С. Размещение заказа на пополнение запаса производится по наступления определенного момента времени. Выбирается интервал между проверками величины складского остатка, и в конце каждого такого интервала контролируется уровень запасов. На основании данных об этом уровне и величины максимального размера заказа выполняется расчет размера заказа, который следует разместить. Применение данного метода целесообразно при относительно стабильном характере спроса на номенклатурные позиции.

Метод визуального осмотра применим к позициям класса С. Метод используется при управлении запасами недорогих, недефицитных, вспомогательных номенклатурных позиций, для которых некритичен объем запасов, превышающий минимально необходимую величину. При отсутствии этих позиций в требуемый момент времени потери невелики или их нет вовсе.

Каждая из охарактеризованных выше систем организации поставок является в определенном смысле идеализированной. Это приводит к тому, что при решении об использовании той или иной из названных систем считаются заданными и неизмененными такие параметры, как размер заказа или интервал времени между заказами, или момент поставки, или задержка поставки, или интенсивность потребления. Между тем эти параметры подвержены влиянию возмущающих факторов, которые приводят к реальным отклонениям указанных показателей как в сторону их увеличения, так и в сторону уменьшения. Практически всегда может происходить увеличение или уменьшение интенсивности потребления запасов производством, задержка или преждевременная доставка партии поставок, неполная поставка или поставка партии завышенного объема. Возможны и ошибки определения и учёта, также ведущие к ошибочному заказу. В табл. 1.2 представлены регулирующие параметры для разных систем контроля уровня запасов.

Таблица 1.2

Регулирующие параметры для разных систем контроля уровня запасов

Логистическое управление в сочетании с компьютеризированной информационной системой позволяет осуществлять гибкое и оперативное управление запасами как динамическими единицами. Это, в свою очередь, позволяет оперативно и адекватно реагировать на возникающие изменения в производственном процессе, уменьшать объем материальных запасов, а в некоторых случаях, вообще, исключать их.