Аудит расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных сотрудникам организации на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы, услуги) и др.
и учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [73].Цель аудита расчетов в с подотчетными лицами - проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области данного класса хозяйственных операций.
В качестве основных, можно определить следующие задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:
- подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
- проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
- подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
- подтверждение правомерности отнесения на затраты расходов, связанных со служебными командировками и целевого расходования подотчетных сумм.
Источники информации для аудитора:
- Положение об учетной политике предприятия;
- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
- авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов;
- приказы о направлении сотрудников в командировку;
- сметы представительских расходов и приказы об утверждении смет;
- Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о движении денежных средств;
- журнал-ведомость по счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В ходе проверки аудитор должен:
1) подтвердить целесообразность расходов, произведенных подотчетными лицами, правильность их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета;
2) проверить правильность организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.
Приступая к проверке, аудитор принимает решение о методе проверки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая, по мнению аудитора, эффективность функционирования системы внутреннего контроля. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. При сплошной проверке авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении сотрудников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие в них оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм и правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами.
Должное внимание необходимо уделить авансовым отчетам по командировкам, особенно зарубежным, при этом аудитору необходимо изучить все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы, - счета за проживание, авиа-, железнодорожные и другие билеты. Отчет по зарубежной командировке должен содержать приложения, подтверждающие служебный характер поездки, - проекты договоров с иностранными партнерами, протоколы встреч и переговоров, расписание работы выставок и т. д., при этом все документы должны быть переведены на русский язык, в противном случае отнесение их на затраты недопустимо.
Необходимо помнить, что выдавать денежные авансы лицам, не отчитавшимся по ранее выданным суммам, недопустимо.
Особое внимание обращается аудитором на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими ГСМ, запасные части и т.п. Списание израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов на себестоимость не допускается.
Выявляя нарушения, аудитор регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей по страховым взносам и налогу на доходы физических лиц.
Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет, устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в приказе об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.
Достоверность записей должна быть подтверждена по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71.
К типичным ошибкам, выявленным в ходе аудита, можно отнести:
- нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;
- нарушения при оформлении командировочных расходов (отсут
ствие приказов (распоряжений) о направлении в командировку, отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм и т.д.); .
- нарушения норм Налогового кодекса РФ при оформлении командировочных расходов;
- нарушения при приобретении через подотчетное лицо материальных ценностей, оплате работ, услуг;
- нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (некорректная корреспонденция счетов бухгалтерского учета, неправильное выведение остатков на конец отчетного периода, несоответствие записей в авансовых отчетах и ведомости по счету 71 или других регистрах) и др.
11.7.
Еще по теме Аудит расчетов с подотчетными лицами:
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Учет расчетов с подотчетными лицами
- Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
- Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками
- Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками
- Аудит расчетов чеками
- Аудит расчетов с покупателями и заказчиками
- Аудит расчетов с покупателями и заказчиками
- Аудит расчетов по кредитам и займам
- Аудит расчетов по кредитам и займам
- Аудит учета расчетов с прочими дебиторами и кредиторами
- Аудит учета расчетов с прочими дебиторами и кредиторами